🔧 Structura Modulului
Modulul Concedii și Pontaje conține următoarele submeniuri funcționale:
Concedii
Centralizator
Planificare
Cereri Concedii
Tipuri Concedii
Cereri Învoiri
Pontaje
Fiecare submeniu are funcționalități dedicate în funcție de rolul utilizatorului (Angajat Simplu, Manager, Admin HR/Super Admin).
🗂️ Submeniuri și Funcționalități
1. Concedii
Submeniul „Concedii” oferă o vedere clară și intuitivă a perioadelor de absență – atât planificate cât și legale – pentru toți angajații din companie.
Acesta este structurat în două secțiuni principale: Calendar și Listă, cu posibilitate de export
📅 Vizualizare Calendar
Secțiunea Calendar afișează grafic concediile de odihnă ale angajaților și zilele libere legale în format lunar.
Se pot filtra rezultatele după tip de zi liberă și coleg.
Elemente vizuale:
Zilele de concediu sunt marcate cu culoare roz.
Zilele libere legale sunt evidențiate cu fundal gri și etichete precum „Ziua Muncii”.
Concediile afișează și numele persoanei care a solicitat perioada respectivă.
📄 Vizualizare Listă
Această secțiune prezintă toate înregistrările de tip „Zi liberă” într-un tabel: nume, tip, interval și colegii afectați.
Poți filtra după coleg sau tip de zi liberă.
Adminii HR pot edita sau șterge înregistrările existente.
➕ Adăugare zi liberă
Prin butonul „Adaugă” se deschide un formular unde poți introduce detalii despre o nouă zi liberă: titlul, tipul (ex: concediu de odihnă, zi liberă legală), perioada și dacă este valabilă pentru toată compania.
2. Centralizator
Submeniul „Centralizator concedii” oferă o imagine de ansamblu asupra numărului total de zile de concediu disponibile, utilizate și planificate pentru fiecare angajat din companie, pe parcursul unui an calendaristic.
📊 Funcționalități cheie:
- Vizualizarea zilelor de concediu rămase din anul anterior.
- Alocarea automată sau manuală a zilelor de concediu pentru anul curent.
- Afișarea minimului de zile de solicitare în avans (ex: 7 zile).
- Repartizarea lunară a zilelor de concediu deja luate.
- Filtrare rapidă după an, departament sau angajat.
- Posibilitate de a exporta in fisier excel
📊 Ce includ Coloanele principale:
- CO rămase din anul anterior
- CO pe anul curent
- CO - min. zile înainte
- Total CO anul curent
- Zile de concediu luate în fiecare lună (Ian-Dec)
- Cereri CO in anul curent
- CO de luat in anl curent
- ZLP + Motiv (zlp=zile libere platite)
- Max. ore învoire/lună - maximul de ore invoire pe o luna
- Total învoiri (ore)
- Aprob. șef ierarhic?: default, da, nu
- Înlocuitor CO?: default, da, nu
- CO în avans?: da, nu
⚙️ Setări inițiale:
Prin butonul „Setări inițiale”, se pot configura valorile implicite pentru întreaga companie, inclusiv:
- Număr total de zile de CO pe an
- Număr minim de zile de anunțare în avans
- Număr maxim de ore de învoire pe lună
- Necesitatea aprobării de către sef ierarhic
- Necesitatea desemnării unui înlocuitor
- Posibilitatea de a lua concediu în avans
🗓️👁️ Afișează date despre concedii și prezență in functie de drepturi:
Angajat: doar propriile date
Manager: datele colegilor din departamentele sale
Admin HR: toate datele + posibilitatea de editare
3. Planificare
👉 Accesarea submeniului, Navigarea și filtrarea datelor
La accesarea submeniului „Planificare concediu”, se afișează automat tabelul anual al concediilor, prezentând numele angajaților și intervalele calendaristice disponibile.
În colțul stânga-sus aveți opțiunile de filtrare:
An: selectați anul dorit.
Departamente: selectați departamentul specific.
Colegi: selectați angajatul sau colegii specifici.
Pentru vizualizarea datelor din tabel, utilizați barele de derulare orizontală și verticală, prezente în partea inferioară și laterală a tabelului.
🔒 Blocarea modificărilor
Butonul din colțul dreapta-sus, „Blochează”, permite blocarea modificărilor. Când acesta este activat, nu se mai pot face ajustări asupra planificării concediilor.
ℹ️ Semnificația culorilor și simbolurilor din tabel
Chenarele gri reprezintă intervale calendaristice disponibile pentru planificarea concediilor.
Chenarele verzi indică zile deja planificate pentru concediu. Numărul afișat în chenarul verde reprezintă totalul zilelor planificate pentru intervalul respectiv.
Iconița portocalie marchează zile libere legale, stabilite prin lege (de exemplu, Ziua Unirii). Trecând cursorul peste această iconiță, apare o descriere detaliată a zilei libere.
✈️ Planificarea unui concediu
Pentru planificarea concediului:
Faceți click pe un chenar gri corespunzător perioadei dorite.
Se deschide o fereastră pop-up pentru selectarea zilelor exacte de concediu.
Selectați zilele dorite apăsând pe data corespunzătoare.
După selectarea zilelor, apăsați „Salvează” pentru confirmarea concediului sau „Anulează” dacă doriți să renunțați.
✏️ Modificarea unei planificări existente
Pentru modificarea unui concediu planificat:
Apăsați pe chenarul verde corespunzător zilelor deja planificate.
În pop-up-ul afișat, puteți vedea și ajusta zilele selectate.
După modificări, confirmați alegerea prin apăsarea butonului „Salvează” sau abandonați modificările prin apăsarea butonului „Anulează”.
4. Cereri Concedii
Acest submeniu este dedicat gestionării cererilor de concediu, începând de la completare și trimitere până la aprobare și vizualizare. Utilizatorii pot selecta tipul de concediu, perioada dorită, motivul și dacă doresc să folosească autovehiculul companiei.
📤 Completare și trimitere cerere:
- Se selectează tipul de concediu dorit dintr-o listă definită de HR.
- Se alege intervalul de zile (cu afișarea soldului de zile rămase).
- Se completează un motiv opțional și opțiunea de utilizare a mașinii companiei.
- Se trimite cererea folosind butonul „Previzualizează cererea”.
📋 Vizualizare cereri existente:
Toate cererile trimise sunt afișate într-un tabel cu detalii: data, tipul concediului, intervalul, numărul de zile lucrătoare, înlocuitorul desemnat și statusul (ex: „Aprobată”, „În așteptare”).
Filtre disponibile: după status, tip și coleg.
🧑🤝🧑 Cereri înlocuire:
Această secțiune afișează cererile în care utilizatorul a fost desemnat ca înlocuitor. Poate vedea statusul și detaliile cererii.
⏳ În așteptare de aprobare:
Managerii și HR-ul pot vedea cererile trimise de colegii lor care așteaptă aprobare. Se pot aplica filtre pentru o mai bună vizibilitate.
Fluxuri automate:
Notificare către persoana înlocuitoare
Notificare către managerul direct
Notificare către departamentul administrativ dacă e nevoie de mașină
5. Tipuri Concedii
Acest submeniu permite gestionarea tuturor tipurilor de concedii disponibile în companie. Doar Adminii HR și Super Adminii au acces la această funcționalitate, cu drepturi de a adăuga, edita sau șterge tipuri de concediu.
📌 Elemente gestionate pentru fiecare tip de concediu:
- Denumirea tipului de concediu
- Necesitatea desemnării unui înlocuitor
- Setare disponibilă exclusiv pentru HR
- Necesitatea aprobării de către manager, HR sau CEO
Exemplu: „Concediu de odihnă” necesită înlocuitor și aprobare din partea managerului, dar nu și din partea HR-ului sau CEO-ului.
➕ Adăugare tip de concediu
Prin butonul „Adaugă”, HR-ul poate crea un nou tip de concediu selectând opțiunile aferente:
- Necesită înlocuitor?
- Este disponibil doar pentru HR?
- Necesită aprobare de la manager?
- Necesită aprobare de la HR?
- Necesită aprobare de la CEO?
6. Cereri Învoiri
Submodulul „Cereri Învoiri” este destinat gestionării absențelor de scurtă durată pe parcursul unei zile lucrătoare. Angajații pot înregistra o cerere în care specifică data, ora și motivul învoirii, urmând să fie aprobată de managerul responsabil.
📤 Completare cerere de învoire:
- Se selectează data învoirii.
- Se introduc ora plecării și ora revenirii.
- Se completează motivul pentru învoire.
- Se salvează cererea folosind butonul „Salvează”.
📋 Vizualizare cereri personale:
Angajatul poate vizualiza cererile sale într-un tabel cu informații precum: data, intervalul orar, motivul și numărul total de ore solicitate. Statusul poate fi 'În așteptare', 'Aprobată' sau 'Respinsă'.
⏳ În așteptare de aprobare:
Managerii pot accesa o listă dedicată cererilor de învoire care așteaptă aprobare. Interfața permite filtrarea pe an, lună, status sau coleg.
➕ Adăugare cerere de învoire pentru tine sau coleg
Angajatul simplu: poate adăuga învoiri doar pentru el însuși.
Managerul: poate adăuga învoiri atât pentru el, cât și pentru colegii din subordine.
HR / Super Admin: pot adăuga învoiri pentru orice coleg din companie.
👉 În momentul înregistrării unei învoiri, sistemul afișează un mesaj de informare cu numărul de ore de învoire rămase pentru utilizatorul selectat. Acest mesaj ajută la respectarea regulilor interne privind limita maximă de ore de învoire pe lună.
7. Pontaje
Acest submeniu permite introducerea, vizualizarea și corectarea pontajelor zilnice pentru fiecare angajat, fiind integrat cu restul funcționalităților din modulul de Concedii și Pontaje.
Admin HR poate edita toate datele pontajelor.
Vizibilitate diferențiată pe roluri, similar centralizatorului flux concedii.
📋 Funcționalități principale:
Vizualizarea zilnică a orelor lucrate pentru fiecare coleg.
Evidențierea anomaliilor sau excepțiilor față de programul normal de lucru.
Calculul automat al:
Totalului de ore lucrate
Totalului de invoiri
Zile de tip CO (concediu), CM (concediu medical), ZLP (zi liberă plătită), Alte libere
🎨 Elemente vizuale explicate:
Celule cu roșu: semnalează o diferență între orele lucrate și cele așteptate conform programului.
Flag portocaliu: indică existența unei învoirii în acea zi. Dând click pe celulă, se poate vedea detaliat: ora start, ora stop, durata și motivul învoirii.
Zile marcate cu CO, ZLP etc.: nu permit click – sunt considerate deja completate cu tip de absență.
Celule clickabile (goale sau cu 8): dacă nu sunt marcate ca tip CO, CM, Weekend etc., pot fi editate. Se deschide un popup unde se poate selecta:
Tipul pontajului (telemuncă, teren, birou etc.)
Ora de început / sfârșit
Alte detalii necesare
🔹 Modalități de pontare
Platforma permite pontarea zilnică prin următoarele metode:
▶️ Pontare din interfața web
Din Dashboard, în partea dreaptă sus, se găsește butonul de cronometrare .
La apăsarea săgeții albastre, începe contorizarea timpului de lucru.
Înainte de pornire, utilizatorul poate selecta modulul de lucru (birou, telemuncă, delegație sau teren).
După pornire, butonul devine un pătrat roșu , care oprește cronometrarea.
Timpul se actualizează automat în Pontaj – Centralizator pontaje.
📱 Pontare din aplicația mobilă
Aplicația de pontaj oferă două opțiuni:
a) Check-in / Check-out cu cod QR
Angajatul prezintă codul QR (disponibil în aplicația TBF → Profil sau pe pagina web de profil).
Codul este scanat de persoana responsabilă, cu tableta/dispozitivul de pontaj.
Sistemul verifică statusul:
dacă nu există check-in anterior → se înregistrează intrarea;
dacă există check-in, dar nu și check-out → se înregistrează ieșirea.
Înregistrarea apare automat în Centralizator pontaje.
b) Pontare manuală
Din aplicație, se accesează meniul Pontaj, la data curentă.
Se apasă butonul galben „Pontează”.
Programul implicit afișat este cel setat în profilul utilizatorului.
Orele de intrare/ieșire și modul de lucru se pot ajusta prin selectare din dropdown.
După confirmare, intervalul ales este salvat și vizibil în Centralizator pontaje.
📌 Notă pentru utilizatori: Pontarea cu check-in / check-out este metoda recomandată pentru o înregistrare rapidă și corectă. Dacă ați uitat să porniți/opriți pontajul, folosiți opțiunea de pontare manuală pentru a corecta intervalul lucrat.
🔔 Notificări automate pentru nepontare
Pentru a preveni uitarea pontării la începutul programului, platforma trimite automat remindere (Push Notification Web & Mobile) către utilizatorii care nu s-au pontat într-o zi lucrătoare. Reminderele apar atât în aplicația web, cât și pe mobil, dacă notificările sunt activate pentru contul utilizatorului.
Cum funcționează
Pentru utilizatorii cu opțiunea de notificare activată (bifa este pornită implicit), se trimit remindere doar dacă:
utilizatorul nu s-a pontat deloc în ziua curentă; și
ziua nu este marcată ca CO (concediu), CM (concediu medical), ZLP (zi liberă plătită) sau alt tip de zi liberă din sistem. Aceste tipuri de zile sunt deja evidențiate în modulul de Pontaje și nu necesită pontare.
Textul notificarii care se trimite:
“Nu uita sa te pontezi. Au trecut 30 de minute de la începutul programului de lucru.”
“Nu uita sa te pontezi. Au trecut 2 ore de la începutul programului de lucru.”
Programul de trimitere a reminderelor
Primul reminder: la 30 de minute după ora de începere a programului setată în profilul utilizatorului.
Al doilea reminder: la 2 ore după ora de începere a programului setată în profilul utilizatorului.
Dacă între timp utilizatorul pornește pontarea (de pe web sau din mobil / check-in), reminderele pentru ziua respectivă nu se mai trimit. Pontarea este reflectată în timp real în Centralizator pontaje.
Setări utilizator (opt-in / opt-out)
În Profilul utilizatorului la Notificari există cele doua opțiuni „Reamintire pontare - 30 minute” si “Reamintire pontare - 2 ore” (bifă).
Implicit: opțiunea este activă pentru toți utilizatorii (bifa e culoare galbena).
Oricine își poate dezactiva oricând reminderele, dacă nu dorește să fie notificat (bifa e culoare gri).
🔐 Funcția de blocare lună:
Dacă luna este locked, NU mai pot fi făcute modificări pe acea lună.
Butonul „Blochează” din dreapta sus permite blocarea manuală de către Admin HR / Super Admin.
📤 Alte funcții utile:
Export raport Pontaj
Generează un raport al pontajelor în format descărcabil. Butonul se afla in partea dreapta sus, iconita
Export lista QR cod-uri pentru pontaj
Descarca intr-un pdf toate QR code-urile persoanelor din lista, in functie de ce e filtrat, sau in functie de drepturile pe care le are userul logat:
Daca sunt user simplu si in tabel vad numele meu, daca dau download imi descarca un pdf doar cu qr-code-ul meu
Daca sunt manager si in tabel vad numele meu si al persoanelor din subordine, daca dau download imi descarca un pdf doar cu qr-code-ul pentru persoanele din lista
Daca sunt HR/CEO/Super Admin si in tabel vad numele meu si al tuturor persoanelor, daca dau download imi descarca un pdf doar cu qr-code-ul pentru toate persoanele din lista
Butonul se regaseste in partea dreapta sus, iconita
🔎 Filtrare și navigare:
Filtrare după lună, an,departament, coleg
Căutare rapidă după nume
Selectare vizualizare pentru toți sau doar pentru „Me” (utilizatorul curent)
📌 Reguli de pontare și editare
Sistemul aplică reguli diferite în funcție de rolul utilizatorului, pentru a asigura corectitudinea datelor de pontaj:
Angajat simplu
Poate să se ponteze doar în ziua curentă (nu în trecut sau viitor).
Poate să își reseteze sau modifice pontajul doar pentru ziua în curs.
Manager
Poate să se ponteze și să gestioneze pontajul doar pentru ziua în curs, atât pentru el, cât și pentru membrii echipei aflate în subordine.
Poate să reseteze sau modifice pontajul doar pentru ziua în curs.
HR / CEO / Super Admin
Pot să ponteze și să editeze pontaje pentru orice persoană din companie, indiferent dacă este vorba despre trecut, prezent sau viitor.
Au dreptul să modifice pontajele pentru toți utilizatorii, în orice zi.
🔐 Drepturi pe Roluri
Gestionarea concediilor și a pontajelor se face diferențiat, în funcție de rolul utilizatorului în platformă.
1. Angajat Simplu
Cereri concedii: poate trimite doar pentru sine.
Anulare cereri: doar pentru propriile cereri.
Aprobare cereri: nu are acest drept.
Cereri învoiri: doar pentru sine.
Planificare concedii: poate modifica tabelul doar dacă acesta nu este blocat (LOCKED).
Zile libere legale: vizualizare disponibilă.
Centralizator concedii/pontaje: vizibil doar pentru datele proprii.
Tipuri concedii: nu are acces.
Cereri invoiri: poate adăuga și vizualiza cereri de învoire doar pentru sine
2. Manager
Cereri concedii: pentru sine și pentru echipa proprie.
Anulare cereri: atât personale, cât și pentru echipă.
Aprobare cereri și învoiri: are drept de aprobare.
Planificare concedii: poate gestiona tabelul echipei dacă acesta este deblocat (UNLOCKED).
Zile libere legale: vizualizare disponibilă.
Centralizator concedii/pontaje: vizibil pentru întreaga echipă.
Tipuri concedii: nu are acces.
Cereri invoiri: poate adăuga cereri de învoire pentru el și pentru colegii din echipa proprie.
3. Admin HR / Super Admin
Cereri concedii: vizibil și gestionabil pentru toți angajații.
Anulare cereri: are drept de anulare pentru toate cererile.
Aprobare cereri și învoiri: are drept deplin.
Planificare concedii: poate edita complet, inclusiv blocare/deblocare tabel.
Zile libere legale: poate vizualiza, adăuga și edita.
Centralizator concedii/pontaje: acces complet, cu drept de editare.
Tipuri concedii: are acces integral.
Cereri invoiri: poate adăuga cereri de învoire pentru orice coleg din companie.
❓ Întrebări frecvente
🔸 Pot edita o cerere deja trimisă?
Nu, dar o poți anula și crea una nouă.
🔸 Cum aflu dacă cererea mea a fost aprobată?
Printr-o notificare automată în platformă si cerera primeste status Aprobata
🔸 Văd cererile colegilor mei?
Doar dacă ești Manager (departament) sau Admin HR.