Cum să Adaugi un Proces în Aplicație
Accesează Pagina de Procese
Mergi la secțiunea „Procese” din aplicație și apasă pe butonul „Adaugă proces”.Completează Detaliile Procesului
Completează informațiile necesare în formularul de adăugare a procesului:Nume Proces
Alege un nume clar și descriptiv pentru proces, astfel încât să fie ușor de recunoscut de către responsabili. Exemple bune de nume: „Proces recuperare creanțe”, „Proces ofertare”, „Proces vânzare”.Manager Proces
Selectează persoana responsabilă de îmbunătățirea și gestionarea acestui proces. Aceasta va fi persoana care se asigură că procesul este actualizat și funcționează corect.Descriere Proces
Scrie o descriere clară a scopului procesului pe care îl definești, pentru a asigura o înțelegere completă a acestuia de către toți cei implicați.
Cum să Configurezi Declanșatoarele pentru Procese
Fiecare proces sau procedură din aplicație necesită unul sau mai multe declanșatoare, care indică momentul în care trebuie să fie urmat un proces sau o procedură. Declanșatoarele te ajută să automatizezi fluxurile de lucru și să ții procesul pe drumul cel bun.
Există 5 tipuri de declanșatoare disponibile:
Un Alt Proces
Acest tip de declanșator face ca procesul să fie urmărit atunci când un alt proces a fost finalizat. De exemplu, procesul de onboarding poate fi declanșat după finalizarea procesului de semnare a actelor de angajare.O Altă Procedură
Procesul se declanșează atunci când o procedură a fost finalizată. De exemplu, procesul de dezinfectare poate fi activat după încheierea procedurii de curățenie generală.Un Eveniment
Unele procese pot fi declanșate automat de anumite evenimente. De exemplu, procesul de ofertare poate fi declanșat atunci când primim o cerere de ofertă prin email.O Dată Lunara Repetitivă
Acest declanșator este folosit pentru procesele care trebuie să se desfășoare într-o dată specifică din fiecare lună. De exemplu, procedura de „Plată a salariilor” poate fi declanșată pe 25 ale fiecărei luni.Zilele Săptămânii
Folosește acest declanșator pentru procesele care se repetă la intervale săptămânale. De exemplu, procesul de „Stabilire necesar achiziții birotică” poate fi declanșat într-o zi specifică din fiecare săptămână.
Salvează Procesul
După ce ai completat toate detaliile și ai selectat declanșatoarele, apasă pe butonul „Salvează proces” pentru a salva informațiile și a trece la pasul următor, care implică desenarea procesului.
Cum să Desenezi un Proces
Înainte de a începe desenarea procesului, este important să înțelegi ce reprezintă un proces. Un proces leagă mai multe proceduri într-o schemă logică, care poate include responsabili diferiți. Procedurile sunt pași care trebuie urmați pentru a atinge un anumit rezultat, iar prin conectarea lor în procese putem descrie activități mai complexe.
De exemplu, în loc să creezi o procedură complexă cu multe puncte de decizie pentru ofertarea unui client, poți împărți această activitate în mai multe proceduri simple, pe care le vei lega între ele într-un proces.
Cum să desenezi procesul:
Adăugarea unui Pas
Pentru a adăuga un pas în proces, dă click pe butonul albastru „+”. Apoi, vei alege tipul de pas pe care dorești să-l adaugi. Există 4 tipuri de pași:Pasul de tip Proces
Acest pas indică faptul că trebuie urmat un alt proces. De exemplu, după finalizarea procesului de „Verificare client”, poate urma procesul de „Ofertare”. Acesta este un pas pe care îl vei adăuga de obicei după ce ai terminat de desenat procesul.Pasul de tip Procedură
Acesta este tipul cel mai frecvent de pas. Pentru acest pas, trebuie să alegi o procedură care trebuie urmată. De exemplu, poți adăuga o procedură de „Verificare documente” într-un anumit punct al procesului.Pasul de tip Text
Acest pas se folosește pentru acțiuni care nu necesită o procedură specifică, ci doar o acțiune scurtă sau un text informativ. De exemplu, „Așteaptă 24 de ore până la următoarea acțiune”.Pasul de tip Decizie
Acest pas îți permite să deschizi procesul în mai multe ramuri, în funcție de anumite condiții. De exemplu, după ce ai verificat un client, poți adăuga o decizie pentru a alege între „Client mic”, „Client mediu” sau „Client mare”, iar fiecare categorie va urma proceduri diferite.Pasul de tip Sfârșit
Acest pas este folosit pentru a finaliza procesul sau o ramură a acestuia. De exemplu, după ce ai parcurs toți pașii, vei adăuga un pas de „Sfârșit” pentru a închide procesul.
Pasul de tip Buclă este utilizat atunci când este necesar să te întorci la un pas anterior din cadrul procesului și să-l parcurgi din nou. Acest tip de pas este util atunci când anumite condiții nu sunt îndeplinite sau când procesul necesită verificări suplimentare. De exemplu, dacă într-un proces de verificare a documentelor un pas nu este completat corespunzător, poți adăuga un pas de tip Buclă care să te redirecționeze înapoi la pasul anterior pentru a corecta sau reexamina acele documente, înainte de a continua cu pașii următori. Acest tip de pas asigură că procesele sunt corecte și conforme, fără a avansa prea departe înainte de a rezolva eventualele erori sau omisiuni.
Cum să Gestionezi Versiunile Proceselor
Aplicația permite crearea și gestionarea versiunilor proceselor, pentru a urmări modificările și îmbunătățirile de-a lungul timpului.
Adăugarea unei Noi Versiuni
Poți adăuga o nouă versiune a unui proces oricând, accesând butonul „Adaugă versiune” din colțul din dreapta sus al ecranului. După ce adaugi o versiune nouă, poți să faci modificările necesare procesului fără a afecta versiunea existentă.Modificarea și Salvarea Versiunii
Poți modifica versiunea procesului adăugat și să faci orice schimbări dorești. Atunci când ai finalizat modificările și ești mulțumit de rezultat, poți să publici aceasta versiune, pentru a deveni disponibilă pentru utilizatori.Vizualizarea Evoluției Procesului
Funcționalitatea de versiuni îți permite să vezi cum a evoluat un proces de-a lungul timpului în cadrul companiei tale. Astfel, poți urmări schimbările și îmbunătățirile pe măsură ce sunt implementate.Starea „Live” vs. „Draft”
Pentru ca un proces să poată fi accesat de membrii echipei, trebuie să fiepublicată. Dacă vrei să păstrezi procesul într-o versiune provizorie sau să faci modificări suplimentare, poți să-l scoți din publicare folosind butonul corespunzător.
