Cum să adaugi o procedură în aplicație
Accesează Meniul de Proceduri
Pentru a începe, mergi la secțiunea "Proceduri" din aplicație și apasă pe butonul "Adaugă procedură".Completează Detaliile Procedurii
Nume procedură
Alege un nume descriptiv și ușor de recunoscut pentru procedura ta. Este recomandat să folosești denumiri clare care reflectă obiectul procedurii. Exemple: „Verificare cerere concediu”, „Întocmire contract de muncă”, „Contactare clienți rău platnici”.Rol
Selectează rolurile care vor fi implicate în urmărirea acestei proceduri. De exemplu: „Vânzător”, „Contabil”, „Manager”. Aceste roluri vor fi responsabile pentru implementarea și monitorizarea procedurii.Categorii
Alege categoria (sau categoriile) în care se încadrează procedura. O bună categorisire va facilita organizarea și căutarea procedurilor pe termen lung.Manager procedură
Alege persoana responsabilă de îmbunătățirea și gestionarea acestei proceduri. Aceasta va fi persoana care se va asigura că procedura este actualizată și eficient implementată.Cum să Conectezi o Procedură la o Responsabilitate
Pentru a asocia o procedură cu o responsabilitate specifică, trebuie să alegi una sau mai multe responsabilități la care se aplică procedura respectivă. Aceste responsabilități determină persoanele sau echipele care vor fi implicate și care vor trebui să urmeze procedura.
Alege responsabilitățile relevante pentru procedura ta, astfel încât să asiguri claritatea rolurilor și să facilitezi implementarea corectă a procesului.
Includerea Materialelor Suplimentare (Imagini, Video, Documente)
Pentru a facilita înțelegerea, poți adăuga imagini, video sau documente care să ilustreze sau să detalieze pașii procedurii. De exemplu, un video explicativ poate fi foarte util pentru un pas mai complex, iar documentele pot fi atașate ca resurse suplimentare.Stocarea Materialelor de Training
Pentru a nu încărca procedura cu prea multe detalii, este recomandat să stochezi materialele de training adiacent procedurii, în loc să le incluzi direct în textul principal. Astfel, utilizatorii pot accesa informațiile suplimentare doar atunci când este necesar.Rearanjarea Pașilor Procedurii
Dacă este nevoie, poți reorganiza pașii procedurii printr-o metodă simplă de drag and drop. Acest lucru îți permite să ajustezi rapid fluxul procedurii pentru a reflecta mai bine secvența logică sau pentru a face pașii mai ușor de urmat.
Prin adăugarea și organizarea eficientă a pașilor, materialelor de training și resurselor vizuale, procedurile vor deveni mult mai ușor de înțeles și implementat, asigurându-se că fiecare pas este respectat la standardele dorite.
Cum să configurezi Declanșatoarele pentru Proceduri
Fiecare proces sau procedură din aplicație necesită unul sau mai multe declanșatoare pentru a determina momentul în care trebuie să fie urmată sau monitorizată. Declanșatoarele sunt elemente esențiale pentru a automatiza și organiza fluxul de lucru, indicând exact când să se inițieze o anumită procedură.
Există 5 tipuri de declanșatoare pe care le poți configura:
O Altă Procedură
Acest tip de declanșator permite ca o procedură să fie urmărită automat după finalizarea unei alte proceduri. De exemplu, poți seta procedura de „Dezinfectare” să fie declanșată imediat după ce procedura de „Curățenie generală” a fost completată.Un Eveniment
Unele proceduri sunt declanșate de anumite evenimente. De exemplu, dacă primești o cerere de ofertă prin email, acest lucru va activa automat procedura de „Ofertare”.O Dată Lunara Repetitivă
Dacă o procedură trebuie să fie realizată la o dată și oră specifică în fiecare lună, poți seta un declanșator de tip „Dată lunară repetitivă”. De exemplu, procedura de „Plată a salariilor” poate fi programată pentru data de 25 a fiecărei luni.Zilele Săptămânii
Dacă procedura trebuie să fie urmată la o frecvență săptămânală, poți alege un declanșator pe baza zilelor săptămânii. De exemplu, procedura de „Stabilire necesar achiziții birotică și protocol” poate fi programată să se desfășoare în fiecare luni.O Dată Anuală
Acest tip de declanșator este ideal pentru proceduri care se repetă anual sau la date fixe în decursul unui an. De exemplu, procedura de „Inventar” sau „Revizie anvelope” poate fi configurată să se declanșeze anual, la o dată stabilită.
3. Vizualizare proceduri
Lista procedurilor este afișată cu următoarele informații:
Numele procedurii
Accesări
Categorii
Roluri
Ultima actualizare
Responsabilul procedurii
Poți reordona lista în ordine crescătoare sau descrescătoare după:
Numele procedurii
Ultima actualizare
Ai opțiunea de căutare după numele procedurii.
În partea dreaptă sus, ai opțiunea de a exporta în PDF lista proiectelor, în funcție de filtrele aplicate.
Pentru fiecare procedură, dacă accesezi meniul din dreapta (reprezentat de cele trei puncte), vei avea la dispoziție următoarele opțiuni: Vizualizare, Modificare, Clonare și Ștergere.
